政策声明
bwin娱乐软件下载要求在特定时期保留不同类型的记录, 并指定了官方的仓库和保管人进行维护. 这些记录必须按照本文件中概述的程序进行管理. 学院致力于有效地保存记录，以保存其历史, 符合法律标准, 优化空间利用, 并尽量减少记录保留的成本.
本政策规定了管理这些记录的保留和处置的程序, 并旨在确保学院:
- 符合法律标准;
- 妥善管理电子及实体储存空间的使用;
- 保存学院的历史;
- 处理过期记录.
没有任何个人或单位可以直接对所有大学档案负责. 因此，管理学院档案的每个办公室或部门负责:
- 实施符合本政策的记录管理措施.
- 培训员工档案管理实务.
- 按照本政策的要求保存记录.
- 在适用的保存期结束时，妥善处理非活动记录.
- 保护记录不被误用、误放、损坏、毁坏或盗窃.
- 监督对本政策的遵守情况.
大学记录是学院的财产，而不是管理人员的财产, 教员, 或者是创造它们的员工，或者是被委托给它们的人.
适用性
此政策适用于所有记录和文件, 包括学院运作过程中产生的原始文件和复制品. 它既适用于纸质记录，也适用于电子记录和缩微记录. 保存在官方存储库以外地点的记录的副本或多个副本必须按照学院记录保存计划进行处理.
定义
Record: 记录是任何包含反映大学教育和商业交易信息的东西，无论其格式(纸张)如何, digital, 摄影, recordings, etc.). 典型的记录包括官方出版物, fiscal data, 收发信件，包括电子邮件, 会议纪要, reports, 学生档案.
“档案记录”-非活动的原始记录, 不需要保存在发送或接收邮件的办公室, 具有永久或历史价值的.
“文件”或“记录”-在此策略中使用时, 包括任何原始文件或创建的复制品, received, 或由学院部门维护, divisions, offices, 及与书院业务有关的雇员, 无论是实物形式(硬拷贝还是电子形式), 包括电子邮件). 电子文件将像纸质文件一样被保留. 根据此策略需要保留的电子邮件消息和/或其他电子文件应以其本地文件格式存储 .
“非活动记录”-不再需要执行其创建时的管理或操作功能的记录, 但必须保留用于行政管理, fiscal, legal, 或根据批准的记录保存时间表进行历史记录.为行政、财政、法律或历史目的而保存
“官方存储库”——生成记录或从外部接收原始记录的单位被指定负责保存和及时销毁原始记录和文件，如学院记录保存计划所示. 此项职责由行政主任/教务长或其指定人员负责.
A:文件保留
bwin娱乐软件下载组织内的每个部门对保留文件有不同的要求. 所有办事处都严格遵守其管理机构bwin体育苹果下载iOS其特定领域的规章制度. I.e. 商务办公室遵循美国国税局的指导方针以及当地、州和联邦的指导方针. 奖助金支持服务遵循所获奖助金的规定等. 每个部门都会被要求存档, 满足其所在地区文件保存所需的具体标准的规章制度.学院将按照学院记录保存时间表保存文件.
B:灾难规划和准备
bwin娱乐软件下载的记录将以安全，可靠和可访问的方式存储. 在紧急情况下保持学院运作所必需的文件和财务档案应定期复制和备份.
C: d文件estruction
所有不含敏感材料的纸质文件都要丢弃回收. 包括敏感材料的所有纸质文件.e. 社会保险号，信用卡号等等. 在学院代表的监督下现场粉碎. Any record, 纸质或电子, 包含持卡人资料(CHD)的个人资料必须在资料被用于授权付款后立即销毁. 从记录中删除CHD后, 文件的其余部分必须按照学院记录保留计划保存. 然后接收文档以验证文档是否已正确分解. 文件粉碎每年进行两次，并由学院设施主任监督.
D:诉讼搁置
各部门和办公室必须确保他们 not 销毁大学记录，这些记录现在是, 或可能成为…的一部分, 任何法律行动或程序, litigation, audit, 调查, or review, 即使记录保存时间表或其他政策或程序表明记录有资格销毁. 法律总顾问确定的属于“诉讼搁置”的文件应予以保存和保留，直至法律总顾问明确授权处置该文件为止.
E:行政经理/院长或指定人员的职责
行政经理/院长或其指定的学院部门或部门将负责以下工作:作为原始记录的“官方存储库”, 对原始文件和复制文件实施部门或部门的记录管理, 确保记录管理实践与这一方针一致, 保存具有历史价值的闲置记录，并将这些记录转移到学院档案馆, 超过适用保存期无档案价值的非活动记录予以销毁.
F. Compliance
员工不遵守这一政策可能导致对学院及其员工的民事和刑事制裁. 不遵守这一政策的员工可能会受到纪律处分.
G:政策检讨
将每年审查这项政策和记录保留时间表，以便根据技术发展作出任何必要的修订, 法律要求的变化, 或者行政实践的变化.